一、 首次會(huì)議雙方人員的介紹
首次會(huì)議開始，一般審核組長(zhǎng)應(yīng)簡(jiǎn)單介紹審核組的成員。
規(guī)范的介紹應(yīng)是：×××，國(guó)家高級(jí)審核員、審核員、實(shí)習(xí)審核員或技術(shù)專家，此時(shí)被介紹的審核組成員應(yīng)起立，向受審核方人員頷首致意。在介紹時(shí)不宜給審核員人員冠以原有的職務(wù)，如×××處長(zhǎng)、局長(zhǎng)、科長(zhǎng)等，以免其原有的行政職務(wù)給審核雙方在心理上帶來影響。
另外，除技術(shù)專家外也不宜稱×××工程師，更不要輕易自稱×××老師。
當(dāng)請(qǐng)受審核方介紹出席會(huì)議的相關(guān)人員時(shí)，所有的審核員都應(yīng)全神貫注，認(rèn)真、友好地注視被介紹的人員。為便于介紹，在就座時(shí)審核組人員應(yīng)盡量面對(duì)受審核方人員；如果受審核方人員不得已坐在審核組背面時(shí)，介紹時(shí)亦應(yīng)回頭注視被介紹對(duì)象。決不應(yīng)該表現(xiàn)得漫不經(jīng)心，甚至只顧埋頭看自己的文件或與其他審核員交頭接耳、竊竊私語。
二、 關(guān)于保密的承諾
首次會(huì)議上，審核組長(zhǎng)應(yīng)申明審核人員的保密守則、承諾保守受審核方的技術(shù)、管理、商業(yè)乃至本次審核的信息等秘密。但表述的方式應(yīng)得當(dāng)，不宜直接在會(huì)議上問對(duì)方“有沒有保密的信息、部門或區(qū)域？”甚至承諾“如果有我們可以不去審核”。
因?yàn)闊o論什么組織總有這樣那樣不愿意第二方知道的秘密，尤其是一些產(chǎn)品技術(shù)含量較高的企業(yè)，一般不愿意對(duì)外說自己的企業(yè)或產(chǎn)品沒有什么技術(shù)機(jī)密。所以，恰當(dāng)?shù)淖龇☉?yīng)是在承諾保密的前提下，對(duì)受審核方有不宜對(duì)第二方公開的秘密場(chǎng)所、過程、資料等，請(qǐng)陪同人員及時(shí)提醒審核員，如果審核員若認(rèn)為不去涉及上述保密的內(nèi)容不會(huì)影響對(duì)體系運(yùn)行符合性和有效性的評(píng)價(jià)，審核員可以不去涉及；但是若必須對(duì)上述保密的內(nèi)容實(shí)施抽樣核查方能驗(yàn)證體系運(yùn)行的符合性和有效性時(shí)，還要請(qǐng)受審核方給以配合和支持，但要承諾對(duì)看到的所有相關(guān)信息嚴(yán)格保密。
三、末次會(huì)議的召開
末次會(huì)議之前，一般審核組應(yīng)與受審核方領(lǐng)導(dǎo)溝通，反饋審核的情況、確認(rèn)發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)事實(shí)及審核結(jié)論，然后再召開審核末次會(huì)議。
無論是末次會(huì)議，還是之前的審核情況反饋溝通，均應(yīng)由組長(zhǎng)一人代表審核組向?qū)Ψ椒答伜完愂?。因此，在正式反饋前，審核組內(nèi)部的認(rèn)真、慎重、仔細(xì)的交流就非常的必要。
組長(zhǎng)應(yīng)在內(nèi)部溝通中集思廣益、準(zhǔn)確匯總和取舍各審核員審核活動(dòng)中的全部審核發(fā)現(xiàn)，并確定代表審核組向受審核方正式反饋的結(jié)論性的意見。這種正式的反饋不宜由審核組成員分別陳述各自的意見，因?yàn)橹T多因素使得各審核員在對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解和應(yīng)用上存在不同程度的差異，尤其是涉及到產(chǎn)品形成過程的具體技術(shù)、工藝等問題的個(gè)人意見難以把握，往往會(huì)因?yàn)閭€(gè)人對(duì)標(biāo)準(zhǔn)理解不一定準(zhǔn)確，從而造成不好的影響。
因此，要確保審核末次會(huì)議的嚴(yán)肅性和鄭重性，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，審核組的成員要自始至終參加末次會(huì)議，切忌審核員以各種理由缺席、早退。
再就是對(duì)受審核方體系運(yùn)行的評(píng)價(jià)和審核結(jié)論的表述應(yīng)實(shí)事求是，要與審核的發(fā)現(xiàn)相對(duì)應(yīng)。如，有的審核組長(zhǎng)習(xí)慣先對(duì)受審核方給以過多的褒獎(jiǎng)溢美之詞，繼而又宣布了諸多的不符合項(xiàng)和觀察問題，前后很不協(xié)調(diào)，會(huì)使受審核方覺得審核組言不由衷，缺乏誠(chéng)意。
另外，審核的結(jié)論還是按照規(guī)范表述：未發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)，推薦認(rèn)證通過；發(fā)現(xiàn)了不符合項(xiàng)，待其有效糾正后推薦認(rèn)證通過。不提倡輕易越權(quán)宣布“通過了認(rèn)證”。
