為統(tǒng)一公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件的編寫格式和表述規(guī)則，確保管理體系文件編寫的規(guī)范化，特制定本導(dǎo)則。
2. 適用范圍
適用于公司管理體系覆蓋的所有制定文件的單位/部門。
3. 職責(zé)
技術(shù)中心負(fù)責(zé)管理體系文件編寫導(dǎo)則的制、修訂。
4. 管理活動(dòng)的內(nèi)容與方法
4.1 管理體系文件的結(jié)構(gòu)
管理體系文件由管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件和記錄四個(gè)層次構(gòu)成。
4.2 文件的內(nèi)容
4.2.1 管理手冊(cè)的內(nèi)容
管理手冊(cè)由封面、目錄、概述、正文四個(gè)部分組成。
a）封面
b）概述內(nèi)容包括：
1）批準(zhǔn)頁(yè)（頒布令）；
2）方針和目標(biāo)；
3）前言。前言不包含要求，前言中給出文件的來(lái)源，版本情況、文件的編制、審核、批準(zhǔn)人。
4）組織簡(jiǎn)介；
c）目錄（目錄要列出各章節(jié)的標(biāo)題和頁(yè)碼）；
d）正文內(nèi)容包括：
1）范圍；
2）引用標(biāo)準(zhǔn)；
3）術(shù)語(yǔ)和定義；
4）管理體系；
5）管理職責(zé)；
6）資源管理；
7）過(guò)程控制；
8）監(jiān)視、測(cè)量、分析和改進(jìn)；
9）附錄。
4.2.2 程序文件的格式要求
程序文件由封面、目次、前言、程序文件正文四部分組成。
a）封面
b）目次（目次要有程序文件名稱、編號(hào)、頁(yè)碼）；
c）前言；
d）程序文件正文。
4.2.3 作業(yè)文件的格式要求
作業(yè)文件是規(guī)定基層作業(yè)活動(dòng)的操作性文件，既有技術(shù)性的，也有管理性的，主要闡述工藝、技術(shù)方面的要求，為具體的操作人員提供作業(yè)要求的詳細(xì)信息，以指導(dǎo)操作人員做好規(guī)定的工作。主要對(duì)作業(yè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容、使用的材料、設(shè)備、實(shí)施步驟和方法、操作要領(lǐng)、質(zhì)量判定準(zhǔn)則、控制要求、檢驗(yàn)與試驗(yàn)方法等方面進(jìn)行描述，并明確誰(shuí)來(lái)做，什么時(shí)間做等相應(yīng)的職責(zé)。
作業(yè)文件的格式：作業(yè)文件由封面和正文組成，正文的末端用橫線斷開表示正文結(jié)束。
4.2.4 單位/部門內(nèi)部文件的格式要求
單位/部門內(nèi)部文件是指由本單位/部門管理和使用且不具備上升為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的的管理/技術(shù)文件。該文件由本單位/部門比照《文件控制程序》的要求自行管管理。
單位/部門內(nèi)部文件的格式：?jiǎn)挝?部門內(nèi)部文件由封面和正文組成，正文的末端用橫線斷開表示正文結(jié)束。
4.3 管理體系文件書寫要求
4.3.1 編排
管理體系文件書寫層次可劃分為章、條、段、列項(xiàng)、附錄等。
a） 章：章是文件內(nèi)容劃分的基本單元，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始編號(hào)，章要有標(biāo)題。
章號(hào)后空一格跟標(biāo)題。正文由頂格空二格起，另起行由頂格起。
b） 條：條是章的細(xì)分，用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)，一般不宜超過(guò)3層，例：4.1、4.2.3。同一層次中有兩個(gè)以上的條才可設(shè)條。條號(hào)后空一格跟標(biāo)題，正文由頂格空二格起，另起行由頂格起。
c） 段：段是章或條的細(xì)分，不編號(hào)。段的正文由頂格空二格起，第二行由頂格起。
d） 列項(xiàng)：列項(xiàng)是由一個(gè)句子引出下列平行的分行語(yǔ)句。分行前應(yīng)加破折號(hào)或加圓點(diǎn)。如需要識(shí)別時(shí)，則使用帶半圓括號(hào)的小寫拉丁字母序號(hào)。在字母形式的列項(xiàng)中，如需進(jìn)一步細(xì)分，則應(yīng)用帶半圓括號(hào)的阿拉伯?dāng)?shù)字序號(hào)。
e） 附錄：附錄要有附錄號(hào)和標(biāo)題，附錄號(hào)用英文大寫字母標(biāo)注，附錄標(biāo)題置于附錄條文之上居中的位置。每一個(gè)附錄應(yīng)另起一頁(yè)。
4.3.2 字體要求
所有管理體系文件的標(biāo)題用3號(hào)合體黑體；正文均采用4號(hào)宋體，文件的章號(hào)及章的標(biāo)題用4號(hào)黑體，圖注、腳注用5號(hào)宋體。行距為22，頁(yè)邊距上、下2.5cm，文件編寫一律采用WORD文檔格式，A4縱向紙型（圖表除外）。
4.3.3 管理體系文件正文應(yīng)從單數(shù)頁(yè)起排。
4.4 版號(hào)
管理手冊(cè)和程序文件的封面應(yīng)標(biāo)注版號(hào)
版次/修改次數(shù)
版次----用A、B、C …表示版次；
修改次數(shù)-----用1、2、3 …表示修改次數(shù)。
例：A/0-----表示第一版，未修改過(guò)；
B/1------表示第二版，第1次修訂。
